信息化時代科技檔案管理的創新研究

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  • 更新時間2019-08-22
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  摘要:隨著信息時代的快速發展人們對科技檔案管理的工作要求也在不斷提高,要想提高科技檔案管理工作的水平就要不斷完善科技檔案管理工作,創新科技檔案管理方法。本文主要分析研究了在信息時代背景下的科技檔案管理工作的發展現狀與后期在創新工作研究中科技檔案管理工作的創新策略。


  關鍵詞:信息化時代;科技檔案;創新


  引言


  科技檔案不僅匯聚了大量的科技成果,還可以促成新的科研項目,對于技術創新具有啟發作用。如今傳統的科技檔案管理模式已經遠遠不能滿足社會的需求,我國已經進入信息化時代,新的時代必然會要求各單位、各機構做出相應的變革。科技檔案管理作為企業發展的基礎,順應時代潮流,創新研究信息化時代科技檔案管理模式刻不容緩。


  1科技檔案管理的現狀


  目前來說,人們對于科技檔案管理的認識不夠深刻,工作人員的專業水準也不夠高,工作模式依然停留在傳統層面上,先進的技術與設備沒有得到充分的利用。在具體工作中,還有很多機構的檔案管理內容比較單一,比如類似于音頻、視頻或者是草圖等資料沒有被歸檔,導致科技檔案的完整性、統一性受到影響。同時,歸檔流程不夠完善,容易使機密文件外泄,科技檔案的安全性無法得到保障。另外,科技檔案的法律法規不夠健全、完善。科技檔案是科技成果結晶的集大成,往往涉及到一些機密文件,沒有完善的法律法規的保障,就無法保障日常工作的保密性,這樣也給工作人員帶來不必要的麻煩。這些都是導致科技檔案管理工作不能滿足現代社會需求的客觀原因。


  2信息時代科技檔案面對的挑戰


  2.1科技檔案的應用方式


  通常來說,科技檔案的應用方式包括下面幾種方法:其一,科技檔案可以讓科學活動更富有計劃性,通過對原有檔案資料的研究,能夠及時找到之前活動中出現的不足,加以彌補,提高活動的爭取率。其二,科技方案可以有效提高項目的盈利水平,利用對項目各環節科技檔案的分析研究,增強科技檔案的應用效率。其三,可以應用到法律方面,具有良好的培訓作用,由于資料具有真實性,可以直觀的將研究情況進行展示,增強培訓的感染力。


  2.2硬件設施不足


  基層各個科技管理部門在科技檔案管理的硬件上大力投入,受到管理思維的約束,加上領導不夠重視,只是配置了比如電腦傳真機等較為基礎的硬件設施,無法構成系統性。科技檔案信息系統較為復雜,發展的級別與層次完全不同,總體規范性不足,無法真正的開放,在服務與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統實現機讀檔案,為建立完善的信息檢索體系,造成檔案管理不規范,限制了科技檔案管理信息化的發展進程。


  3科技檔案管理信息化的重要意義


  信息化時代科技檔案管理的創新研究,對于科技檔案的實用性與時代性轉變有著非常重要的意義。一方面,信息技術已經全面普及,各個單位以及機構都因此受惠,信息技術同樣給科技檔案管理工作帶來了很多便捷,不僅節省了人員成本,還節省了時間成本。工作人員利用智能化辦公還可以避免一些人工無法控制的錯誤。


  另一方面,科技檔案管理工作匯聚了寶貴的科研資料。傳統的存儲方式會產生磨損,使資料的使用壽命大打折扣,另外人們對于資料的搜素、借鑒也極為不方便,這樣就使科技檔案不能得到充分的利用,利用智能化辦公,不僅可以延長資料的使用壽命,還可以給需要借鑒資料的人們提供便利。


  4信息化時代科技檔案管理的策略研究


  4.1提高科技檔案管理人員綜合素質


  科技檔案能否被有效的利用,關系著能否為科學技術可持續發展提供準確的、有價值的信息資源,所以科技檔案管理人員的綜合素質是提升科技檔案管理質量的基礎,只有組建一支具有專業水平的團隊,增強創新意識,提高員工對科技檔案管理的重要性的認識,才能為信息化時代科技檔案管理打下扎實的基礎。


  4.2提升科技檔案現代化管理


  科技檔案發揮的作用會隨著時間的推移逐漸減弱,所以若不能及時掌握并利用科技檔案,就難以發揮它的價值。在具體工作中應將紙質文件與電子文件有機結合起來,并能運用網絡信息以及智能化辦公,充分利用新媒體信息傳播迅速的屬性,讓科技檔案更加便捷、快速到達利用者,以便于人們及時獲取信息。現代化管理是提升科技檔案管理的價值與質量的必要手段,結合自身的實際情況制定完善的智能化檔案管理流程,提供現代化管理設備設施,完善檔案管理工作的軟件環境,為實現科技檔案現代化管理創造有利的平臺。


  4.3制定完善的管理制度


  科技檔案的管理工作應該具有專業性、系統性,這樣才能對科研成果的發展歷程以及理論知識做出完整、詳細的記錄,以便于人們查閱、借鑒。所以制定出嚴格的管理制度及科技檔案歸檔流程是提高其價值與質量的必要手段。基于此,要對科技檔案進行有計劃的管理與分類,并且把科研成果、理論依據、實踐過程、實驗報告等有效統一起來,以達到建檔工作的目的。同時,制定完善的歸檔流程,避免檔案外泄、破壞,保證科技檔案的安全性以及保密性。


  4.4拓展科技檔案的宣傳途徑


  截至2018年,我國互聯網普及率已經達到55.8%,2016年下半年,中國手機新聞客戶端用戶規模為5.9億人,增長率為4.4%。可見,網絡已成為最大的宣傳渠道。在信息化時代,傳播速度與傳播范圍決定了信息的利用價值以及利用率。科技檔案應充分利用新媒體,擴大傳播渠道與途徑,增加科技檔案的覆蓋率與傳播率,為需求者了解科技檔案提供全新的平臺,使需求者可以隨時隨地獲取科技檔案的信息,這樣一來,不僅保證了科技檔案的時效性,也讓需求者可以獲取更豐富多樣的資料,從而實現科技檔案的價值最大化。


  5結語


  總而言之,作為檔案管理的從業人員應積極學習檔案管理的創新方法,提高檔案管理的專業素質,將先進的信息技術和網絡資源與科技檔案管理相結合,來確保科技檔案信息化的健康發展。

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