分析疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性

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  • 更新時間2018-10-30
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  摘要:人事檔案管理是一個單位較為重要的組成部分,且是能夠保證其單位對人才的使用更為準確的方式。疾病預防控制中心中的人事檔案管理工作也不例外。疾病預防控制中心的工作較為繁忙,且經常出現人員短缺的情況,所以合理利用人才是重中之重。此外,對人事檔案的整理及存儲工作尤為重要,通過人事檔案的重整,將信息化技術融入檔案管理工作中,能夠更好地為中心領導提供用人的參考,為中心工作效率提供更好的保障。本文就人事檔案管理的重要性及疾病預防控制中心的現狀進行總結,并分析疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性。


  關鍵詞:疾病預防控制中心;人事檔案;重要性;


  作者簡介:羅禹,吉林省安圖縣疾病預防控制中心助理館員,本科,研究方向:檔案管理。;


  檔案管理是檔案館(室)對檔案實體和檔案信息進行整體管理并提供服務的工作總稱,而人事檔案管理是檔案管理的一個部分。各單位、各部門的檔案管理工作是國家檔案事業的基本組成部分。疾病預防控制中心是衛生醫療部門不可或缺的組成單位,其人事檔案管理工作是對工作人員的個人簡介、政治面貌、工作能力等的收集、整理與保存工作。這項工作對于中心的各項工作開展都具有重要的意義,人事檔案管理能夠為各項工作中的領導提供工作人員的優點與缺點及工作情況等信息。所以,人事檔案的管理工作對于疾病預防控制中心的日常工作及人員安排等方面具有一定的重要意義。


  一、人事檔案管理的重要性


  人事檔案管理能夠真實地記錄員工的成長、工作成果等,通過一份詳細的檔案能夠了解一個人從學校開始的人生經歷及工作、學習表現等,所以人事檔案管理在各行各業均有重要的意義。[1]


  1.保障檔案的信息化發展


  隨著科技和信息技術的不斷發展,在人事檔案管理工作中應用信息化技術對檔案信息進行編輯、錄入及存儲工作。通過網絡化及計算機技術與檔案管理相結合的方式,使檔案管理工作向信息化發展,提高檔案管理的工作效率。通過信息技術的應用,可以將檔案進行更好的分離、記錄,將不同的檔案分類,且能夠快速查找,并且減少了檔案丟失的現象,還可以保證檔案的真實性。


  2.優化人力資源配置


  人事檔案管理不斷地將信息、數據進行分類整理,包括人才的基本信息、學習情況、工作能力等,以便更直接地體現人才的情況,以此優化人力資源,將不同專業的人才應用于不同的崗位當中,在各自擅長的崗位中充分發揮人才的優勢,提高工作效率,取得更好的工作成果。


  二、疾病預防控制管理中心人事檔案管理的現狀


  1.重視程度不足


  在疾病防控中心,工作人員的工作較為繁忙,甚至會出現人手不夠的情況,這使得人事檔案管理工作不能得到應有的重視。[2]這一方面會影響到檔案管理工作人員的工作熱情,另一方面也會對人才的記錄工作產生一定的影響。雖然其工作性質具有保密性強的特點,但由于疾病預防控制中心的領導不重視檔案管理工作,使得工作人員產生懈怠情緒。


  2.檔案信息管理問題


  在實際的檔案管理工作中,很多工作人員覺得檔案工作就是簡單地將信息進行記錄及保存,往往忽視了檔案信息的重要性,工作中常常出現記錄錯誤或者信息登記缺失等失誤,甚至有檔案丟失的現象發生。而產生這些問題的主要原因,一是在檔案管理中,沒有專業的管理人員從事管理工作,二是因為檔案管理不規范,這些都會造成檔案的使用效率較低。


  3.檔案工作管理人員問題


  檔案管理工作是一份較為專業、具體的工作。需要工作人員具有一定的學歷和軟件辦公的能力。但在現在的疾病控制中心,大多檔案管理工作人員不具備專業的知識體系和科學的管理方法。


  4.忽視了信息化建設


  隨著社會的不斷發展,科技也在不斷地進步。但在疾病控制中心的人事檔案管理工作中,缺少將信息化技術應用于管理中的事例。[3]較多防控中心的檔案管理仍然使用傳統的管理方式,這種方式不僅浪費時間,還使得管理工作很繁瑣,且容易出現紕漏。若使用計算機及互聯網技術,便可以更好地將檔案信息進行統計并記錄,不僅節省了人力和工作時間,而且能夠在各部門之間實現人才信息的共享,使得各部門對控制中心的工作人員都有基本的了解,使中心的各部門領導掌握每位員工的基本情況,分析他們更適合的崗位,使疾病防控工作更高效。


  三、疾病預防控制中心人事檔案重整的重要性


  1.使疾病預防控制中心的人事檔案管理更科學化


  隨著社會的不斷發展,各行各業都處在改革的浪潮當中,通過不斷地改革和完善自我,才能在日新月異的今天,在社會擁有一塊立足之地。對于疾病防控中心的人事檔案管理工作來說,也應該適應社會的發展,進行一定的重整工作,以保證其在社會中發揮更大作用。首先,檔案重整能夠使疾病防控中心的檔案管理更加現代化、科學化。通過互聯網及計算機等信息技術的應用,更加科學地管理檔案,例如:更科學的分類、分析甚至可以通過網上云盤等儲存軟件進行檔案的海量儲存。并且,檔案重整工作還能夠通過使用電腦、軟件等工具,使得檔案管理工作更加與時俱進。[4]


  2.是疾病預防控制中心的重要組成部分


  在疾病控制中心中有大量的工作人員,各部門的領導想了解這些工作人員的社會背景、工作狀況、學業狀況等基本情況,都需要通過查閱人事檔案的方式,所以重整人事檔案是其中心管理工作中較為重要的一部分。通過檔案管理的不斷更新、重整,更新每位工作人員的真實情況,使得領導能夠用較為便捷的方式對每位員工有全面的了解,包括他們的優勢、專業等,以便更清楚全面地考慮到員工能夠勝任的崗位,及其在崗位中能夠作出怎樣的貢獻,大大提高其工作效率與工作質量。


  3.使疾病預防控制中心的檔案管理更加信息化


  通過人事檔案重整工作,能夠將信息化技術與檔案管理工作相結合。通過這種方式的結合,使檔案管理工作更加省時省力。通過信息化技術的應用,對傳統的檔案管理方式進行重新整合,使用計算機技術進行檔案信息收集、分類及歸檔等工作,這樣能夠減少人員浪費,還能縮短信息的錄入時間。


  四、結語


  綜上所述,人事檔案管理工作在各單位均具有重要的意義,對于工作繁忙、人手不充足的疾病預防控制中心更為重要。對于其人事檔案的重整工作是檔案管理工作的重中之重。人事檔案重整能夠使人事檔案管理工作更加科學化、信息化,并且人事檔案重整是其檔案管理的重要組成部分。

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