探究文秘行政管理能力培養途徑

  • 投稿
  • 更新時間2019-11-16
  • 閱讀量0次
  • 評分0

  [摘要]文秘工作可以協助企業建立完善的企業制度,并提升企業的管理水平。如何使得文秘行政管理能力得到有效的提升,己經逐漸成為企業重點關注的內容,要想最大限度的發揮文秘工作的作用,就必須要科學合理的規劃文秘行政管理能力的培養活動。為此本文對提高文秘行政管理能力的培養途徑進行了分析,提出一些相應的策略,旨在為相關企業管理人員提供參考意見。


  [關鍵詞]文秘;行政管理;能力培養;方法探究


  作者:陸露(廣西百色西江投資發展有限公司廣西百色533000)


  隨著經濟發展和社會的進步,企業的制度也在不斷的完善,文秘工作也越來越重要。從職業內容來看,文秘工作無非是文章編輯、日常接待等;但是從職業性質來看,其更重要的作用就是協調企業的管理,從而促進企業的發展。文秘崗位起到承上啟下的作用,是企業管理層與企業員工之間的聯系樞紐,對于企業的穩定發展有著不可替代的作用。為此有必要對文秘的行政管理能力進行分析,探討其能力提升辦法,促進企業的和諧發展。


  一、文秘工作定義及其特征


  文秘崗位是企業必不可少的,該崗位人員需要具備公關與文秘的理論基礎,并熟悉現代文書學和秘書學的原理方法,其涉及到的工作內容也比較多,例如文章寫作、新聞發布、公關工作、信息宣傳、日常協助管理、公共關系等工作。文秘工作具有獨特的特征,可以將其概括為以下幾方面,即職業性、多需求性、公共性等。因為文秘人員會涉及到對外公關事宜,因此要求文秘工作者具備職業性,組織的語言要嚴謹、邏輯清晰、經得起推敲;而且還具有多樣化,工作內容涉及到企業的各個方面,不同內容的工作深度也不同,因此對文秘工作人員的要求也不同;公共性是指文秘工作要考慮企業全局,對內要協調企業不同部門之間的合作配合,對外要處理相關事務等[1]。


  二、文秘行政管理能力問題


  1、專業性較差


  專業性人才匱乏是目前企業普遍存在的問題,多數企業的領導者更加重視企業的經濟效益,對于人才的重視相對較弱。尤其是文秘工作方面,企業管理者認為文秘工作就是簡單的接待、編輯工作,忽略了其所起到的承接作用,因此沒有進行重視,在選拔人員的時候也只是簡單隨便的進行篩選,沒有考慮人員的專業性,進而影響了企業的工作效率。


  2、管理效率低下


  目前部分企業缺乏完善的行政管理體系,導致文秘工作人員出現職務界限不清的情況,甚至某些企業為了節省成本支出,將文秘工作分化給不同的人員,嚴重的影響了文秘工作的效果,導致企業的管理工作出現問題。這種管理模式具有很大的局限性,使企業無法充分發揮服務、管理、協調三大功能,從而降低了企業的管理效率,阻礙企業的發展。


  3、管理脫離實際


  另外在企業中比較常見的就是管理與實際情況不符,形成兩種極端的情況,即好高騖遠和故步自封,這也是導致許多企業失敗的重要原因之一。個別企業的文秘行政管理工作都存在對企業業務不熟悉的情況,在進行信息發布或者是公關活動的時候,通常會出現一些與實際情況不符的現象,因此導致公司形象受損,進而影響公司的發展[2]。


  三、提高文秘行政管理能力的意義


  提高文秘行政管理能力能夠幫助文秘掌握更多的行政管理技巧,使得文秘人員在日常工作中更加得心應手,工作效率大大提高;同時文秘日常工作中必不可少的就是編輯工作,但是隨著企業的逐漸發展,文秘人員的書寫能力可能會出現無法滿足企業要求的情況,通過培養文秘行政管理能力能夠改善這一狀況,提高文秘人員的寫作能力,使其工作更加有成效。由于文秘工作具有一定的特殊性,因此文秘人員更加注重工作效率和工作的完成情況,缺乏服務意識,沒有認識到工作的內涵,通過培養文秘行政管理能力能夠幫助文秘認清自己的工作實質,理清管理與被管理之間的關系,從而更好的開展工作,有效的促進了企業的健康發展。


  四、文秘行政管理能力的培養方法


  1、培訓行政管理知識


  行政管理知識的培訓方法有很多,常見的有課堂式和輪崗式兩種。課堂式是由企業選拔需培養的人才,將其送至特定的培訓機構進行學習,或者是聘請外部人員開展講座的形式,此種方式能夠保證被培訓人員的學習效果,培養內容更加全面,理論基礎更扎實,但是其風險也比較大,因為所選擇的的培訓人員具有不穩定性,即將其培訓完以后可能會出現離職的情況,這樣就使得企業的培訓經費和耗費時間毫無意義。輪崗式是通過企業內部崗位輪換,內部人員制定培訓課件的形式進行培訓,企業內部選拔一些行政管理能力比較突出的人員,讓文秘人員進行課件學習、實際工作實踐的方式來進行培訓,此種方式的優點是成本低,培訓更具有實用性和針對性,內容更適用于企業自身,但是科學性和全面性比較差,對于企業發展可能會出現不適應的情況。因此在選擇培訓方式的時候也要格外的注意[3]。


  2、建立行政管理實踐平臺


  這種實踐可以是內部也可以是外部的,內部實踐即文秘崗位之間的輪換實踐,即文秘人員獨立操作某一特殊的工作崗位,不同于輪崗式培訓,該實踐更注重文秘人員的獨立操作性,即考驗其在崗位上的獨立工作能力,而不是學習能力。外部實踐是指不同企業之間,可以企業之間可以舉辦一些技能比拼大賽,通過賽事來提高文秘人員的工作能力,這種外部的比拼不僅能夠學習到其他企業的管理方法,同時也能激發企業員工的榮譽感,加深對企業的熱愛,從而全身心的投入到企業的工作當中。


  3、構建管理交流機制


  在文秘行政管理能力培養方面,可以從經驗交流的角度進行培養,通過經驗交流可以幫助文秘在寬松的經驗交流環境中提高行政管理能力[4]。企業可以將各種現代通訊交流技術結合起來,建立行政管理經驗交流平臺,例如QQ群、微信群、公眾平臺等。在這些行政管理經驗交流平臺中,文秘可以隨時同其他人員進行交流溝通,反饋個人能力不足,獲取其他人的幫助,學習更有效的行政管理技巧,實現文秘行政管理能力的提高[5]。


  結束語


  文章對企業文秘工作人員進行總結,并分析了一些提高其行政管理能力的培養方法,以期能夠為企業管理人員提供意見,促進企業更加穩定的發展。

篮球场面积