淺談建設項目檔案管理工作中存在的問題及對策

  • 投稿
  • 更新時間2019-03-01
  • 閱讀量27次
  • 評分0
  • 0
  • 0

  引言


  建設項目檔案是一種特殊的信息資源,不僅反映了建設項目的變化和發展,為項目的竣工驗收、工程審計、工程創優以及達標考核等活動提供依據和憑證;還對項目投產后的生產運行、設備維護、工程改(擴建)、歷史查找、產權查證以及經濟糾紛等提供依據,對推動企業可持續發展具有十分重要的意義。那么,如何做好建設項目檔案管理工作,保證建設項目檔案在企業發展中更好的發揮作用,就自己四年來從事建設項目檔案管理工作中遇到的困難和存在的問題談談自己的體會。


  1建設項目檔案的概念及特點


  “建設項目檔案”源于“科技檔案”認識的不斷深化,2002年11月國家檔案局發布的行業標準《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28)將項目檔案定義為:“指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件”。“項目文件”主要內容包括:立項審批文件、設計基礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監理文件、合同文件、生產技術準備、設備文件、財務文件、竣工圖、竣工驗收文件等12個部分。


  2現階段建設項目檔案管理工作中存在的問題


  2.1檔案管理機構不健全,建立不及時,責任不明確


  建設項目檔案形成的主體多元化,每個單位自身的檔案管理水平參差不齊;各參建單位無檔案管理體系和機構,只是指派1名資料員來開展本項目部的日常檔案管理工作;檔案責任無法明確,造成整個項目建設檔案管理工作混亂,不能及時、準確的反映項目建設過程;還存在項目文件歸檔不及時,甚至丟失。


  2.2檔案管理隊伍專業知識差、人員配備少,流動頻繁


  我們在現實工作中,往往可以見到,各參建單位一般只配備一名資料員,有的甚至是兼職,這些人員大多數沒有上崗證,不具備檔案管理能力,而且這些所謂的“資料員”,把檔案管理工作作為更換工作的“中轉站”,隨著工程的進展,這些人員會調到其它專業,不再從事檔案管理工作。這樣形成了惡性循環,在“資料員”頻繁的變動中,項目文件移交不明,無法閉環銜接,造成過程文件丟失,資料殘缺,無法彌補,直接影響到建設項目檔案的移交和驗收。


  2.3工程資料與工程建設不同步


  工程建設過程中,各參建單位都在急于趕工期,想盡一切辦法縮短工期,節約施工成本,保證利益最大化。忽視工程資料管理,在檔案管理上投入的人力、物力、財力嚴重不足,使工程資料、檔案收集歸檔工作與工程實際建設脫節。


  2.4檔案管理設施配備不齊全,管理方法落后,不能實現檔案共享


  項目參建單位為了節省投資,在臨建方面投入較少,雖然設置有檔案室,但設施配置不全,管理方法簡單,大部分檔案室配置是一間房子、一臺電腦、幾個柜子,有些甚至檔案室和庫房合用,完全談不上檔案規范管理。有些現場環境簡陋,網線通不上,檔案信息化建設無法進行,檔案信息共享難以實現,整個管理方式落后。


  3做好建設項目檔案管理工作應采取的對策及取得的成果


  我們在黃陵礦業2×300MW低熱值資源綜合利用電廠項目檔案管理工作中采取了以下措施,有效規避了項目建設檔案管理中存在的各種問題,建設項目檔案管理工作正在有序、健康、順利進行,為將來建設項目檔案竣工驗收打下了堅實的基礎。


  3.1建立機構,落實職責,為檔案管理工作提供組織保證


  設立專門檔案室,建立檔案管理機構,成立檔案管理領導小組。形成以建設單位、監理單位、其他參建單位為主體的三級檔案管理網絡。各參建單位檔案管理三級網絡:即參建單位項目負責人、工程技術人員和檔案管理人員三級組成,負責本單位的檔案管理工作,由此建立了涵蓋整個工程建設的檔案管理網絡體系。


  3.2提高素質,嚴格要求,為檔案管理工作提供人才保證


  3.2.1選好檔案工作機構的負責人


  企業檔案工作機構負責人是企業檔案工作的帶頭人,除應精通業務外,還應該具有較高的理論修養、政策水平和豐富的檔案管理經驗,具有較強的組織能力,具有務實的態度、開拓的精神和嚴謹的工作作風。負責人是檔案管理的決定性人物。


  3.2.2保持檔案工作隊伍的穩定


  穩定的項目檔案工作隊伍,有利于檔案業務情況的熟悉和業務水平的提高,從而保證項目檔案工作的持續開展。實踐證明,頻繁更換檔案工作人員,對項目檔案工作勢必產生消極的影響。因此,項目的檔案管理部門應積極采取措施,保證檔案工作隊伍的相對穩定。


  3.2.3加強對檔案工作人員的教育和培訓


  作為檔案管理工作人員,要通過多種渠道,采取多種方式,全面加強檔案知識、計算機知識以及基建、生產管理流程的教育和培訓,不斷提高業務水平,更新知識結構,以適應檔案工作發展的需要。


  3.3充分發揮監理檔案的管理優勢和技術優勢推進建設項目檔案管理工作


  工程監理隊伍多數是由各專業的技術專家組成,負責整個工程建設的監督檢查工作,對工程的設計、施工、變更等情況非常清楚。因此,充分發揮工程監理的管理優勢,加強對項目檔案管理工作的督促檢查,能夠有效地促進檔案工作的順利推進;同時,充分發揮監理人員技術優勢,對保證檔案資料的及時、完整和準確具有積極作用。


  3.4加強信息化建設,實現工程資料共享,為項目建設提供信息保證


  在信息化建設規劃中,我們將檔案管理作為信息化建設一項重要內容,開發了具有自身特色的工程管理軟件(簡稱P3系統),要求所有參建單位的檔案管理納入其中。利用現代化設備(計算機、掃描儀、服務器等)將各類檢索目錄錄入計算機系統,形成的各類檔案實體,完成電子化工作。并通過基建及生產MIS系統、辦公自動化系統系統(OA)以及計算機網絡的傳輸,使電子文件的流轉、接收、整編、立卷工作管理達到一體化,即規范了工程檔案管理,又方便了資料查閱,同時實現了信息共享。


  4結論


  建設項目檔案整理工作離不開各方面的支持和配合,但作為項目檔案的主體―建設單位,在整個項目檔案的管理過程中,只有健全檔案組織機構、提高管理隊伍素質、強化檔案管理意識,不斷探索項目檔案管理模式,并使之不斷完善,形成制度化,才能真正保證項目檔案工作有序、健康、順利完成。

篮球场面积