新形勢下對檔案“完整安全原則”的再思考

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  • 更新時間2019-02-28
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  隨著社會不斷發展,檔案在人們的日常管理工作中所起到的作用越來越突出。尤其是整個檔案工作所具有的真實性特性方面來看,更是受到社會廣大人民群眾的追捧。因此,現階段的檔案十分的真實并且完整。所以對檔案內容真實性的追求,對檔案整體信息內容的整體性也是整個檔案工作的主要內容。因為檔案信息的真實性能夠真實還原整個歷史的真實面貌,并且能夠保證檔案更好地發揮本身所具有的作用。因此,在新的社會發展形勢之下,檔案“完整安全性原則”是整個檔案工作做好所必須要依賴的關鍵性原則。同時,互聯網不斷的發展也為電子文檔的安全性和完整性方面提出了新的要求。


  1新形勢下檔案管理工作中存在的問題


  隨著科學技術不斷發展,我國檔案管理工作所面對的各種問題日益突出,尤其是整個復雜混亂的現代信息網絡。各種數字化的文件和檔案的出現,又給傳統繁雜的檔案文件管理工作帶去了更加簡便的方式。同時也在此基礎之上表現出了許多不容忽視的困難,給整個檔案管理工作帶去了新的挑戰。


  1.1電子文檔所面對的環境十分復雜


  因為互聯網信息環境十分的混亂負責,并且現階段的電子文檔生成缺乏統一性的管理標準和系統要求。同時因為現代化網絡帶動之下給人們的日常工作帶去了極大的便利化,從而使得我國整體部門朝著無紙化的信息辦公方向發展,然而因為以互聯網為基礎的各種信息共享性差,從而形成了現代工作部門各自為政的現象。


  1.2電子檔案管理存在著突出的問題


  多數部門的辦公無紙化形式是自發形成的,沒有嚴格的標準和規范去遵循,并且沒有專門的檔案管理部門所跟隨且發展,從而使得多數檔案管理工作者缺少對電子檔案管理工作的具體內容的了解,從而缺少整個檔案管理工作的具體參與能力,從而使的檔案缺少許多必要的內容。


  1.3電子檔案在保存方面存在著問題


  信息化檔案要儲存在專門的檔案管理信息的數據庫中,然而現階段我國數據庫的建設仍然不完善,并且互聯網環境呈現出一種極為復雜的存儲結構,從而嚴重影響整個電子檔案所存儲的環境。


  2新形勢下檔案完整性方面的工作存在著問題


  在新的信息網絡技術環境之中,對整個電子檔案的完整性以及整個檔案安全性的方面要求發生了巨大的變化,因此在這一環境之下如何保護整個檔案的完整性以及如何加強檔案的安全性提出了更高的要求,這也是為整個檔案管理工作安全性和完整性提出了新的課題。


  2.1完整性的匱乏


  在現代信息環境之下,我國檔案的管理和收集整理過程中許多信息內容存在著極高的流動特性,極容易造成所需要的信息內容的缺失。同時,因為檔案自身的各種結構存在著十分復雜的結構,并且存在著多種多樣的存儲方式,對不同的檔案內容也提出了不同的存儲方式。另外,因為整個檔案在處理過程中,受到信息化的背景影響,存在著許多分散的內容,選擇部隊的存儲方式,極容易造成信息的丟失,從而影響整個電子檔案的完整性。


  2.2在新形勢下檔案安全性受到威脅


  數字化檔案以互聯網為基礎,依賴著整個計算機網絡系統,同時整個計算機所存儲的各種信息內容受到容易更改的特性,使得整個檔案信息所具有的原始特性受到嚴重的威脅和挑戰,缺乏必要的保護措施,從而無法在就業市場中整個混亂的互聯網環境之下得到完整的保存。另外,因為整個數字化的檔案缺乏必要的信息特性和在體的物化特性,從而使得整個檔案完整的保存更加的艱難,另外,產權知識保護使得整個網絡空間的極為復雜,從而對于整個檔案信息的完整性提出了更為嚴峻的挑戰。


  3對“完整安全原則”的再認識


  在新形勢下,檔案完整、安全的內涵及其維護的具體要求都發生了變化,原有檔案工作的“完整安全原則”需要從新的角度去加以闡述。筆者認為,對“完整安全原則”的表述,其主要內容包括兩個方面。一方面,維護電子檔案的完整。電子文件由于其特殊的形成規律和文件生命周期的運轉形態,將以往的“后工序”提前至文件形成階段,加之電子文件木身的技術特征,載體形式的多樣性,以及計算機管理的特殊要求,使電子文件的收集、鑒定、歸檔和整理工作內容更加豐富。另一方面,維護電子檔案的安全。檔案保護的重點由檔案實體安全轉向了檔案信息安全,電子檔案具有的各種特性給檔案保護工作提出了新的課題。影響傳統檔案安全的主要因素是自然力,而影響電子檔案安全的因素不但有自然的威脅力,而且還有許多技術因素和管理因素。


  4維護檔案完整與安全的對策


  4.1擴大宣傳力度,增強安全意識


  要建立完善檔案安全體系,必須擴大檔案安全的宣傳教育,將檔案保護意識(含責任意識、憂患意識、防范意識、法制意識)融入檔案的價值理論中,提高全社會的檔案保護意識,營造科學發展的檔案安全保護環境;利用網絡、報刊、雜志、宣傳欄、法制宣傳日、送檔下鄉等方式,要把檔案安全宣傳作為社會公眾提供檔案信息服務和擴大檔案工作社會影響的重要工作來抓,不斷擴大檔案宣傳的影響與實效。


  4.2爭取領導支持,改進設施設備


  必須積極爭取領導的高度重視與支持,始終把檔案安全工作作為大事來抓,要穩步推進檔案安全體系建設工作,就要把檔案安全體系建設工作納入檔案事業發展規劃,并提出具體的實施目標與措施;努力做到把檔案安全體系建設工作納入同級安全生產委員會的檢查、監督,并成為與各單位簽V《檔案目標管理責任書》中的重要考核項目,明確各部門的職能職責,實行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。


  4.3加快人才培養,提高科研水平


  近年來,各級綜合檔案館重點檔案搶救任務急、數量多,大多沒有專業人員,不少綜合檔案館只能將搶救任務外包,但在外包過程中又對檔案安全控制缺乏有效的監管。為保證檔案事業的可持續發展,建立與充實檔案安全的專家、人才信息庫已刻不容緩,這也是檔案安全保護工作長期的需求和任務。


  結束語


  總之,確保檔案的完整與安全,維護歷史真實面貌,是檔案工作的“重中之重”,是檔案事業可持續發展的基礎保障。檔案安全體系建設,重點是安全,主要是防范,關鍵是措施。全面貫徹“以防為主、防治結合”的方針,實施“安全第一”戰略,最大限度地延長檔案的壽命,為檔案安全作出應有的貢獻


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