淺談數字化檔案管理體系的建立

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  • 更新時間2019-03-04
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  數字化檔案管理在生活的應用中十分廣泛,注重管理檔案的工作,盡可能的將傳統的檔案與現代的技術相結合,協調完善檔案的管理工作,切實明白檔案管理,對數字化檔案建立具有的實際作用。本文主要從數字化檔案的收集與保管等方面分析數字化管理系統的方法。


  一、數字化管理系統的概述


  檔案信息管理系統與網絡信息管理系統共同組成了數字化檔案管理系統。檔案信息系統又由數字化處理系統、信息服務子系統和數據庫管理子系統組成;信息發布子系統與Web管理子系統組成了網絡信息共享系統。數字化檔案管理系統是由現代的信息技術為基礎,以檔案為核心的內容,是以高效率、先進、便捷的模式,多用戶的標準、安全有序的分布式檔案集成的信息資源管理系統。


  二、數字化檔案系統的保存與管理


  特殊性是數字化的一個性質,在存放與保管方式上,數字化管理與之前的檔案管理具有很大的區別。在之前的檔案管理上,僅僅是以紙質編碼進行整齊的排放保存。而數字化卻是利用光盤與儲存器進行保存的。與傳統的存儲相比,數字化檔案在存儲方面具有大容量的擴充,并且在現實生活中不占據現實的空間,有效的節約了空間的費用。


  在安全的問題上,需要實行一系列的方法和措施進行保證,對于數字化檔案必須使其實現可以被利用和可識讀性,在設備更新的時候必須實現舊的載體可以轉換到新的載體上,還要注意非法情況的攻擊與保密等工作的完善。另外要保證數字化檔案不能過分的依賴載體,因為有的設備離開載體就不能使用的問題,因此,在存儲的過程中,盡可能選用比較簡單的格式進行存儲,使數字化檔案不依靠載體進行存在,這樣才能讓數字化檔案進行長久保存。


  三、數字化檔案在管理方法的研究


  在進行檔案管理的過程中,必須充分的實現數據格式的統一,數據格式的統一是實現資源網絡的必要條件,使檔案信息的歸檔與查閱也可以比較順利的進行,是實現檔案資源共享的一個必然的條件。只有充分的達到標準化和規范化,數字檔案才能更加有效的出現在人們的生活中。


  在保證數字化檔案的時候,應該首先保證格式與規格的統一,對數字化檔案實施標準的運行,只有在標準下,才能正常的開展計算機應用下的社會服務等一些工作的正常進行。


  這也是檔案管理部門進行技術支持并降低財力的有效途徑。


  在檔案的信息網絡化中應該具備一些比較完善的計算機硬件設施,主要有:電話、計算機、交換機、終端設備、傳真機、衛星設備和管線傳輸等設備。只有在軟件方面實行較強的資源后才能保證信息化組織下的安全保密工作得以進行。實現軟硬件兼備的檔案管理工作,也必須調用一批技術精湛、懂網絡技術、懂信息化的人才進行開發和操作,這樣才能順利地開展工作。


  四、數字化檔案管理的問題


  1.缺乏有效的領導


  在科技發展的今天,數字化檔案管理雖然已經得到大家的普遍認可,但是在數字化管理中,我國依然處于初級階段。我們雖然對數字化檔案管理已經接收,但在專業的管理知識方面并沒有完全得到認可。缺乏先進的領導,沒有建立起規范的數字化檔案管理系統。


  2.數字化缺乏先進的硬件設備


  計算機的更新非常迅速,然而在檔案館中的計算機設備卻很少進行改變,計算機往往不能跟隨時代的步伐,不能適應數字化檔案體系的需求,影響了檔案管理工作的進行。


  3.數字化的安全性能不高


  計算機網絡應用是數字化檔案管理體系不可缺失的一部分,有網絡存在的地方必然會存在安全隱患,容易導致數字化管理系統不能正常的運行,導致網絡癱瘓,各種病毒也不斷地侵入,數字化的內容易于丟失,數字化網絡的安全是一項重要問題。


  五、數字化檔案的具體方法


  在目前的網絡環境中,有很多的外在因素影響著數字化檔案的進行,例如,在網絡的環境中,會有黑客的攻擊、病毒的侵入等不良的因素在進行著檔案的影響,極易造成檔案信息的泄漏和失真等情況出現,這就要求,各個管理部門做好各方面的工作安排。


  1.在構建電子化檔案的時候,為了防止外侵入病毒的影響,造成信息的毀滅和丟失,在檔案存儲過程中,可以運用網絡設備、電子文件歸檔管理程序和電子打印機等將紙質的檔案也進行二次的安全保存,通過二者的同步,有效的解決數字化檔案無法代替檔案解決的問題,實現檔案的安全保存。


  2.進行權限的設置,禁止訪問,保障網絡的安全進行;在檔案的使用過程中,嚴格地對使用者的權限進行限制,并對檔案的內容制定出合理的劃分,進行分區加密,這樣對于完全禁止閱覽的內容時,就保證不會發生信息的丟失。分類的進行加密與閱覽權限的設置,讓讀者僅可以得到自身權限之內的檔案信息。


  3.做好備份,保證信息的安全;在進行檔案的整理過程中,對于比較大或者比較重要的文件可以選擇多臺機器進行存儲,多種方式的備份,保障檔案的安全,并且對于重要的文件也要及時的做好備份記錄,隨時進行跟進。


  4.預防病毒的產生,防止不必要的損失存在,在計算器中安裝殺毒能力比較強的殺毒軟件,定期的對計算機進行病毒的查殺;禁止使用外部的磁盤與讀卡器進行使用,外界的磁盤必須保證在病毒查殺徹底的時候使用。


  5.建立起一套比較合適的檔案管理系統。在系統中可以實行六個步驟的進展,登記-編目-檢索-利用-統計輔助。對于各個板塊的系統與檔案信息設定合理的站點,切實的實現檔案信息的有效性連接,深入改善系統,促進數字化的檔案管理工作有秩序的進行。


  結束語


  在信息技術逐漸發展的今天,實行數字化管理體系是時代發展的要求。在數字化檔案管理體系的建立中,會存在許多的問題,數字化檔案管理系統也注定不會一帆風順的,但是相信在國家安全保障措施的不斷完善與改進中,我國的數字化檔案管理體系肯定會得到令人贊嘆的領域,數字化檔案管理體系正在逐漸的進行完善,安全、有效的檔案將在不久的未來為我們所使用。

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